20대 때 300명 규모의 대형 행사를 기획하게 되었던 떄가 생각납니다. 처음엔 막막했지만, 단계별로 차근차근 준비하면서 많은 것을 배웠고, 그 경험을 공유하고자 합니다.
시작은 작은 아이디어에서
“우리 회사의 브랜드 가치를 고객들과 직접 나눌 수 있는 자리가 있으면 좋겠다”는 제안이 300명 규모의 행사로 발전하게 될 줄은 그때는 몰랐죠. 처음에는 100명 정도의 행사를 생각했지만, 기획안을 구체화하는 과정에서 규모가 점점 커졌습니다. 특히 다양한 프로그램을 준비하면서 자연스럽게 참가 인원도 늘어났습니다. 돌이켜보면 이 과정에서 가장 중요했던 것은 ‘왜 이 행사를 하는가’에 대한 명확한 목적의식이었습니다.
예상치 못한 난관들
가장 먼저 부딪힌 문제는 장소 선정이었습니다. 300명이 한꺼번에 들어갈 수 있는 공간을 찾는 것부터가 쉽지 않았죠. 결국 여러 장소를 발품 팔아 돌아본 끝에 접근성이 좋고 충분한 주차 공간이 있는 컨벤션 센터로 결정했습니다.
입장 관리도 예상보다 훨씬 복잡했습니다. 처음에는 단순히 입장권만 있으면 될 거라 생각했는데, 프로그램이 다양해지면서 티켓 종류도 늘어났습니다. 일반 입장권, VIP 티켓, 얼리버드 할인, 단체 할인까지… 결국 전문 티켓팅 시스템을 도입하기로 결정했고, 이는 매우 현명한 선택이었습니다.
인력 관리의 중요성
300명 규모의 행사에서는 인력 관리가 정말 중요했습니다. 총괄 매니저 1명, 프로그램 운영 4명, 접수 데스크 5명, 안내 및 통제 5명, 포토/영상팀 3명, 의료/안전팀 2명, 청소/관리팀 4명으로 구성했는데, 이게 딱 적정 인원이었습니다. 처음에는 인건비 부담 때문에 고민했지만, 결과적으로는 충분한 인력 확보가 행사의 성공을 좌우했다고 봅니다.
위기의 순간들
행사 당일, 예상치 못한 상황들이 연이어 발생했습니다. 오전에는 음향 시스템에 문제가 생겼고, 점심시간에는 예상보다 많은 인원이 한꺼번에 식사를 하러 가면서 혼잡이 발생했죠. 하지만 사전에 준비한 비상 매뉴얼과 팀원들의 발 빠른 대처 덕분에 큰 문제 없이 해결할 수 있었습니다.
소통의 힘
행사의 성공에는 팀원들과의 원활한 소통이 결정적이었습니다. 매일 아침 짧은 브리핑을 통해 진행 상황을 공유했고, 메신저 그룹채팅방에서 실시간으로 이슈를 공유했습니다. 특히 구글 스프레드시트를 활용해 모든 체크리스트를 공유한 것이 큰 도움이 되었습니다.
마무리를 하며
행사가 끝난 후 참가자들의 긍정적인 피드백을 받았을 때의 기쁨은 정말 컸습니다. 준비 과정의 고단함이 한순간에 녹아내리는 느낌이었죠. 하지만 동시에 아쉬운 점도 많이 발견했습니다. 다음에는 프로그램 간 이동 시간을 좀 더 여유있게 배정하고, 식사 시간대를 분산시키는 등의 개선이 필요할 것 같습니다.
이번 경험을 통해 배운 가장 큰 교훈은 ‘철저한 준비가 성공의 열쇠’라는 것입니다. 아무리 사소한 것이라도 미리 체크하고 대비하는 것이 중요합니다. 특히 300명 규모의 행사에서는 작은 실수 하나가 큰 혼란으로 이어질 수 있기 때문에, 더욱 꼼꼼한 준비가 필요합니다.
이 글을 읽는 분들께서도 대규모 행사를 준비하신다면, 부디 이러한 경험들이 도움이 되길 바랍니다. 힘들고 고단한 준비 과정이겠지만, 성공적인 행사를 마친 후의 성취감은 그 모든 것을 보상하고도 남을 것입니다.